SÅ LYCKAS DU MED DITT DIGITALA EVENT

Ciceron genomför mängder av events och arrangemang för sina kunder. Cicerons VD Cecilia Sandström upplevde ett skifte i beteendet hos kunderna under de inledande veckorna av corona-utbrottet i Sverige.

"I början gick telefonen het, många hade frågor om avbokningsvillkor, om de ska flytta fram event och annat. Den vanligaste frågan handlade om vad alla andra gjorde i detta skede eftersom det rådde en sån osäkerhet överlag. Nu, 2,5 veckor in, har många anpassat sig mer till verkligheten och insett att man nu mer än någonsin måste inspirera, kommunicera, utbilda och utveckla alla dina mottagare, internt som externt." -- Cecilia Sandström, VD på Ciceron

Ur innehållet

Poddavsnittet “Så lyckas du med ditt digitala event” handlar i stora drag om:

• Fördelar och nackdelar med ett digitalt event
• Hur man ska sätta igång och vad man bör tänka på
• Nine Muses Festival – omställning till digitalt event på 48 timmar
• Säkerhet online på digitala event
• Hybrid som framtid

Digitala event – fördelar och nackdelar

Den allra största fördelen med digitala event, enligt Sandström, är att du helt enkelt kan nå så många fler. I den fysiska miljön är du begränsad till lokal och budget men ett digitalt event kan nå hur många som helst. Dessutom har du materialet sparat efteråt och kan distribuera det i olika kanaler till olika mottagare som inte har möjlighet att närvara fysiskt. Ytterligare en aspekt är hållbarhetsperspektivet eftersom du inte behöver resa fysiskt och naturligtvis finns även kostnadsaspekten att ta i beräkning – ett digitalt event är mer kostnadseffektivt.

Samtidigt menar Cecilia att det nog är väldigt få personer som arbetar hemifrån eller sitter i karantän idag som kommer att underskatta vikten av att mötas och ses i verkligheten när saker och ting återgår till det normala igen – det är något det digitala aldrig kommer att kunna ersätta till fullo.

Ett digitalt event är inte ett fysiskt event som filmas

På frågan om den största skillnaden mellan ett fysiskt event och ett digitalt är Cecilia Sandström tydlig:

1. Längden på eventen. Ett fysiskt event som sträcker sig över en heldag eller två fungerar inte digitalt, då gäller det att hålla det kärnfullt för att behålla tittarens intresse.
2. Du kan inte bara ta ett fysiskt event och filma det för att göra det till ett bra digitalt event. Du måste tänka mer ur TV-produktionsperspektiv där du skiftar förinspelat material med liveelement för att ge en dynamik i eventet.

Cecilias bästa tips för att komma igång och vad du bör tänka på:

1. Våga ta beslutet att göra det.
2. Du kan inte bara ta ett fysiskt event och göra det digitalt. Du måste tänka på vad du vill förmedla, hur du ska göra det på ett engagerande sätt och hur du kan komprimera det för att bli mer koncis.
3. Fundera på hur ni ska synas genom rutan och hur ni vill uppfattas.

Nine Muses Festival – omställning till digitalt event på 48 timmar

Nine Muses Festival är ett årligt event som planerades att hållas fysiskt men som helt tvingades ställa om väldigt snabbt. Eventet handlar om jämställdhet i mediebranschen som Spotify har grundat och som nu arrangeras med flera parter. Det var riggat att genomföras på internationella kvinnodagen 8 mars med 300 besökare och talare från olika länder. Knappt 10 min in i avsnittet intervjuar vi Project Manager för eventet, Sally Whatley, om hur de lyckades ställa om till ett digitalt event på 48 timmar. Denna intervjun genomförs på engelska.

Lagom till att eventet skulle hållas på internationella kvinnodagen 8 mars började det bli oroligt i Europa i takt med att COVID-19 spreds i allt högre takt. Projektgruppen tänkte först att eventet skulle gå att genomföra med noga hygienrekommendationer men ganska snabbt insåg de att det var ett alternativ som blev mindre och mindre realistiskt.

De bollade fram och tillbaka kring huruvida de skulle ställa in eventet eller skjuta upp det några månader men landade till slut i att försöka göra en digital version av eventet istället. Planer på att göra innehållet från eventet tillgängligt digitalt i efterhand fanns med sedan tidigare i planeringen, en plan de höll sig till samtidigt som de kompletterade med en livestream där tittare kunde följa eventet i realtid.

Nyckeln till att få detta planskifte att fungera och tas väl emot handlade enligt Whatley om kommunikation, dels internt i planeringsgruppen där de kontinuerligt stötte och blötte idéer för att få event att bli så bra som möjligt givet de nya förutsättningarna, dels med partners för att de skulle känna sig involverade och ställa sig bakom det men även till deltagarna i eventet. Där poängterade hon vikten av att se till att man har en plan för vad man ska göra istället för den ursprungliga planen innan man kommunicerar att man ska avvika från den första planen, något som annars kan skapa osäkerhet och otydlighet.

"Tänk efter vilka eventuella frågor som kan dyka upp och försök att besvara alla dessa i en enhetlig kommunikation för att undvika desinformation och osäkerhet." -- Sally Whatley, Project Manager för Nine Muses Festival

Säkerhet online på digitala event

Verdane ställde om från fysiskt till digitalt event på 10 dagar för deras Investor Day där investerare i deras fonder samlas för att få exklusiv information. Det var ett viktigt event för Verdane som normalt skulle hållits under två dagar men som under rådande omständigheter ställdes om till ett event på en dag där det livestreamades från flera olika platser. Ungefär 26 minuter in i podden ringer vi upp Maggie Yang från Verdane för att höra hur de löste denna omställning.

Yang berättar om den väldigt korta tidsramen för omställning från fysiskt event till digitalt som en stor utmaning tillsammans med uppgiften att samordna sändningar från flera olika platser till ett enhetligt event.

"Ett stort problem att lösa var hur de skulle hantera själva sändningen online eftersom de presenterade väldigt känslig och konfidentiell information. Vi var tvungna att försäkra oss om att vi kunde sända i en säker, stängd miljö till den publik vi bjudit in och inga andra. Detta gjorde vi genom att endast de mailadresser som fanns med på vår lista kunde få tillträde till eventet och att varje e-postadress som var registrerad endast kunde logga in två gånger." -- Maggie Yang, Verdane

Hybrid som framtid

Att ta lärdom av dessa, för stunden nödvändiga, digitala event i framtiden då samhället åter öppnas upp är något Yang och Verdane ser framför sig med poteniella hybridevent som plockar det bästa från den digitala såväl som den fysiska miljön.

Sandström från Ciceron ser även hon detta som en god väg att gå men betonar att ett event inte blir digitalt bara för att man har digitala hjälpmedel och visar filmer på ett fysiskt event eller livestreamar något kort.

"Från vår bransch är det jättehäftigt att det sker, vi är vana att läsa briefar och skapa kreativa saker. Nu är det skarpt läge att visa vad vi kan göra med hybridevent, det är nu besökarna börjar bli mogna för det och det är nu det sker! Kolla bara på skolvärlden som har haft problem att ställa om till det digitala. På bara en vecka hoppade de fram 5 år i utvecklingen för att det krävdes." -- Cecilia Sandström, VD Ciceron