Finansinspektionen (”FI”) har under 2019 granskat hur emittenter uppfyller de formkrav som gäller för insiderförteckningar.
MCL:s jurist Annette Schönbeck berättar om hur denna kartläggning kan bidra till lärdomar vid hantering av insiderförteckningar.
Här kan du läsa mer om Cision och Market & Corporate Laws loggbokstjänst MCLogg
FI har under löpande tillsyn sett stora variationer i hur noterade bolag tillämpar formkraven för insiderförteckningar. Till följd av detta har FI granskat hur emittenter uppfyller de formkrav som framgår av EU:s marknadsmissbruksförordning som innehåller regler för insiderförteckningar och i vilken utsträckning insiderförteckningar innehåller de uppgifter som framgår av de mallar som är del av regelverket. Kartläggningen omfattar 24 emittenter fördelade på samtliga marknadsplatser i Sverige genom ett slumpmässigt urval.
Missa inte att spara tidigare versioner
En insiderförteckning ska upprättas och uppdateras i elektroniskt format och ska säkerställa att informationen är konfidentiell, uppdaterad, att den på begäran ska kunna göras tillgänglig för den behöriga myndigheten så snart som möjligt och man ska kunna återvinna tidigare versioner. I samband med kartläggningen skickade samtliga emittenter in en elektronisk insiderförteckning. Emittenterna har antigen använt Excel eller ett specifikt program för att hantera insiderförteckning (tjänster så som MCLogg).
FI poängterar vikten av att säkerställa tillgången till tidigare versioner och att det är väsentligt att uppfylla samtliga krav som ställs på insiderförteckning. En emittent som uppdaterar men inte sparar den tidigare versionen av insiderförteckningen uppdaterar inte insiderförteckningen enligt regelverkets krav. De uppfyller därmed inte heller skyldigheten att bevara en versionshistorik under en period av fem år från upprättandet eller uppdateringen av insiderförteckningen.
Förutom att säkerställa att insiderförteckningen är uppdaterad och aktuell ska även vissa uppdateringar specificera datum och klockslag. Ändringar så som anledningen till att en person förekommer i insiderförteckningen, att en ny person ska få tillgång till insiderinformation och behövs läggas till och att en person inte längre ska ha tillgång till insiderinformation måste specificeras med datum och klockslag för att insiderförteckningen ska vara korrekt för förhållanden som har ändrats under tiden som insiderförteckningen har varit öppen.
Vanlig miss i insiderförteckningen
Regelverket för insiderförteckning tillhandhåller olika mallar för insiderförteckningar. Dessa mallar gäller dels insiderförteckning och dels ett frivilligt tilläggsavsnitt. I mallarna finns den information som insiderförteckningen ska innehålla. Mall 1 innehåller kraven som är kopplade till insiderförteckning.
Enligt mallen ska en insiderförteckning innehålla:
- Förnamn
- Efternamn
- Efternamn vid födsel
- Telefonnummer till arbetet (direkt och mobil)
- Företagsnamn och företagsadress
- Funktion och anledning till att personen har tillgång till insiderinformation
- Erhållen (datum och klockslag för när personen fick tillgång till insiderinformation)
- Upphörd (datum och klockslag för när en person upphörde att ha tillgång till insiderinformation)
- Nationellt identifieringsnummer
- Privata telefonnummer (hem och mobil)
- Fullständig hemadress
FI noterade att informationen ofta inte var tillräckligt specifik för att de ska anse att mallen är ifylld korrekt. Bland annat lyfte FI uppgifterna kring funktion och anledning till att personen har tillgång till insiderinformation. Vid FI:s granskning noterades det att emittenter ofta anger personens funktion men inte anledningen till att de har tillgång till insiderinformation.
Vissa positioner så som VD och styrelseledamot behöver inte en förklaring men i fall där det inte är självklart varför personen har tillgång till insiderinformation måste det förtydligas. FI rekommenderar då att man för varje enskilt fall så utförligt som möjligt beskriver anledningen till att personen ifråga har just den specifika insiderinformationen.
Tankar att ta med sig:
- FI trycker på vikten att säkerställa att alla uppdateringar av insiderförteckningen sparas i fem år. Att endast uppdatera insiderförteckningen är inte tillräckligt för att uppnå kraven på spårbarhet.
- FI har vidare noterat att informationen i insiderförteckningen inte ifylls i enlighet med mallen för information. Det är därför viktigt att man alltid säkerställer att ens insiderförteckning dels har alla rubriker som krävs enligt mallen och dels att informationen som krävs under varje rubrik är ifylld.
- Det räcker inte att endast skriva personens funktion utan man måste förtydliga anledningen till att personen har tillgång till insiderinformationen. Detta måste göras baserat på varje enskilt fall och det är endast om personen är VD eller styrelseledamot som FI anser att funktionen är tillräcklig för att förstå anledningen till att personen har tillgång till insiderinformationen.
Annette Schönbeck
Associate
Markets & Corporate Law
annette.schonbeck@mcl.law
Markets & Corporate Law (”MCL”) är en juristbyrå med fokus på finansbranschen och med spetskompetens inom värdepappers-, börs- och bolagsrättsliga frågeställningar. MCL har även utvecklat egna digitala program för loggbokshantering, MCLogg för noterade bolag och MCLogg Adviser för rådgivare. Som experter på marknadsmissbruks- och insiderlagstiftningen kan MCL lämna värdefulla tips och råd för att förhindra eventuella överträdelser av MAR och medföljande sanktionsavgifter.
