Så tar du kvartalsrapporten till nästa nivå

Var tredje månad är det dags för kvartalsrapportering, en tid då mycket står på spel för kommunikatörer inom investerarrelationer. Än en gång är det alltså dags att försöka få ekvationen mellan en alltjämt växande “att göra-lista” och en bestämd deadline att gå ihop. Jennifer Tolhurst från vår amerikanska sida berättar om hur du kan göra arbetet enklare för du samtidigt som du kan leverera en kvartalsrapport som når upp till en helt ny nivå.

En grundläggande men ack så viktig strategi är att försäkra sig om att rätt meddelande nå rätt mottagare vid rätt tidpunkt. Det må låta enkelt men kräver ett samarbete mellan flera olika parter där åsikter från aktieägare måste tas in, värdefull data från ekonomiavdelningen hämtas samt godkännanden från flera olika beslutsfattare försäkras.

Det gäller att alla drar sitt strå till stacken för att helheten ska bli lyckad. Försök att förenkla processen och göra det så enkelt som möjligt för dig att leda ditt team genom en hektisk rapportperiod. Mät dina insatser mot prestationstrappan nedan för att utveckla kommunikationen kring kvartalsrapportering till nästa nivå.

Nivå 1 - Försäkra dig om att rapporten är korrekt

• Inkludera företagets aktiekurs i ett tydligt format
• Se till att din presentation följer god redovisningssed (GAAP)
• Inkludera alla relevanta redovisningstabeller där du transparent visar utvecklingen, år för år och kvartal för kvartal.
• Publicera datum och tid för konferenssamtal och erbjud såväl webcast-länk som möjlighet att ringa in för att deltaga.
• Var noga med att inkludera kontaktperson för media där både namn och telefonnummer står tydligt.

Nivå 2 - Få ditt budskap att stå ut från mängden

• Markera och poängtera de huvudsakliga insikterna som går att utläsa från datan: Nettoinkomst, vinst, vinst per aktie et cetera.
• Samla in citat från beslutsfattare som ger kontext och sammanhang till rapporten och är enkelt för media att använda.
• Gör användarupplevelsen för dina läsare enklare och bättre genom att inkludera relevanta siffror och statistik intill din rapport. Tvinga inte iväg dem på jakt efter kontext på andra sidor utan arbeta proaktivt för att hålla dem kvar på din sida.

Nivå 3 - Gör det lilla extra

• Använd dig av multimedia! Det kan handla om något så enkelt som företagets logga eller varför inte en spela in en film som berättar historien om det senaste kvartalet?
• Lägg till mer information än vad du måste för att visa att du verkligen bryr dig om dina läsare. Det handlar om att överträffa mottagarens förväntningar, lyckas du göra det har du stor chans att knyta starka band som sträcker sig över lång tid.

Källa: Cision US