Checklista: Anordna den ultimata dagen för dina investerare

Funderar du på att anordna en dag tillägnad dina investerare? Gör det! Det är ett utmärkt sätt att öka din synlighet, att med egna ord få berätta din varumärkesberättelse och motivera bolagets strategi för att växa. Som med allt annat krävs det noggranna förberedelser och hårt arbete för att stå värd för ett evenemang som dina investerare kommer att uppskatta och sprida vidare.

Använd följande punkter som en checklista för att försäkra dig om att du ligger i fas inför den stora dagen.

• Ha tydliga mål med dagen
  Det är viktigt att börja i rätt ände när du ska planera ett evenemang. Vilka budskap vill du förmedla till investerarna och vilka resultat vill du uppnå på såväl lång som kort sikt? Finns det en poäng i att ta in externa talare för att ge din nya tjänst eller produkt ökad trovärdighet? Se till att dokumentera dessa mål på förhand för att i efterhand kunna utvärdera vad som fungerade och vad som måste åtgärdas till nästa evenemang.

• Gör noga efterforskningar vid val av plats och datum
  Eftersom det kommer att läggas många planeringstimmar på detta event är det relevant att även lägga resurser på att motivera den ultimata tiden och platsen för dagen.
  - Plats: Om målet är stor tillgänglighet är det bra att välja en lokal som ligger centralt med goda förbindelser. Om du istället vill kunna demonstrera en ny produkt som kräver specifik utrustning finns det en poäng att anpassa sig efter det. Välj en plats som får dig att framstå som trovärdig och kompetent.
  - Tidpunkt: Undvik högtider, semestertider och andra tidpunkter då dina nyckelpersoner av någon anledning inte kommer att vara tillgängliga.

• Skapa en detaljerad tidslinje
  För att du ska kunna känna dig trygg med att dagen går precis som du planerar (och du har naturligtvis planerat att den ska gå strålande) är det viktigt att utforma en detaljerad tidsplan. Ha regelbundna möten med IR-avdelningen och andra berörda parter för att se till att alla är införstådda i vad som ska göras när och av vem.

• Repetera och öva
  Allt kan se perfekt ut på papperet men du vet inte om det fungerar i praktiken förrän du har börjat repetera och öva. Fungerar högtalarna? Visas rätt slide när rätt talare står på scenen och lyckas talarna med sina betoningar för att åhörarna ska ta med sig önskat budskap när de går därifrån?
  - Öva på presentationen
  Om du har ovana talare som ska stå på scenen kan det vara värdefullt att ge dem coaching från en expert. Det höjer självförtroendet men möjliggör också att finslipa på detaljer för rätt dynamik i framförandet.
  - Vad får du säga och vad är insiderinformation?
  Vad som är vardagsprat på kontoret är kanske helt olämpligt och ibland rentav olagligt att dela med sina investerare. Se till att ta hjälp av en expert för att försäkra dig om att rätt information förmedlas och att ingen konfidentiell information delas av misstag.
  

• Förbered formulär för feedback
  Som med alla event är det den första av sitt slag som är den mest resurskrävande. Vid nästa investerardag kan du enkelt gå tillbaka till föregående event och ta vid där du slutade. För att nästa evenemang ska bli bättre än det som har varit är det viktigt att lyssna till vad besökarna tyckte. Förbered i god tid formulär som enkelt kan sammanställas och analyseras efteråt är en av de viktigaste förberedelserna.

Källa: Sharon Merill